Les documents de traces de travail

Publié le 17 Avril 2013

Pour réaliser le dossier de VAE, tout candidat devra apporter les preuves de ce qu'il décrit et analyse de son expérience professionnelle.

Souvent, il découvre le niveau d'engagement, au fur et à mesure de l'avancée de son dossier.

 

Quelques principes de collecte de traces peuvent  vous aider à anticiper l'ampleur de la tâche.

 

Dans le dossier de VAE vous devrez prouver ce que vous avancez, soit en  racontant de manière si détaillée et vécue, qu'on ne pourra qu'admettre que vous avez vraiment  réalisé l'activité, soit en apportant un document probant, et dans la majorité des cas, les deux.

 

Les documents utiles en VAE sont nombreux. Un petit florilège des plus courants va guider votre collecte.

 

Collecter les documents légaux.

Dans un dossier de VAE vous devrez obligatoirement prouver votre identité et apporter tous les éléments justifiant de la légalité de votre démarche de VAE.

Les preuves d'activité professionnelle: les contrats, les feuilles de paye, les relevés de points de retraite (pour les indépendants), les attestations d'activité signées et contresignées par des membres du Conseil d'administration (pour les bénévoles), les certificats de travail, etc. bref, tout ce qui pourra prouver la durée et la nature de l'activité professionnelle.

Pour  être autorisé à faire une VAE (obtenir la recevabilité) il faut prouver une expérience (à caractère professionnel, mème si bénévole), au minimum de trois ans, ou de 4200 heures dans le domaine de la certification visée, si le certificateur exige du temps plein..

Les preuves de formations : les diplômes, les titres, relevés de notes, les attestations de formation continues, etc. Certains diplômes supposent des pré requis de niveau de formation antérieure, ou de connaissances dans un domaine spécifique. L'analyse de vos formations antérieures permet de vérifier la conformité au règlement du diplôme ou éventuellement de proposer un aménagement. Selon la formation antérieure, le projet de VAE peut admettre des équivalences, ou inclure une VAP (Validation des Acquis professionnels) ou une VES (Validation des Etudes Supérieures)

Si vous désirez  vraiment faire une VAE, il est peut-être temps de mettre le nez dans vos papiers , de les classer, voire de les numériser. Tous ces éléments vont vous permettre de présenter très rapidement un dossier de recevabilité.

 

Une fois que celle-ci est obtenue vous devrez préparer le dossier de validation.

Que vous soyez accompagné ou pas, n'a aucune incidence sur la collecte. L'accompagnateur va probablement vous conseiller les mêmes documents, mais, si vous ne les avez pas ou plus, son conseil restera sans effet, il faudra innover.

 

Collecter les traces de travail

La notion de traces de travail fait l'objet de recherches dans de nombreux domaines : ergonomie, sociologie, formation etc. Leur collecte par des intervenants extérieurs fait appel à un outillage parfois complexe dont nous ne parlerons pas ici, ou pas encore.

Nous nous contenterons de repérer les traces pouvant être collectées par les personnes elle-même.

Collecter s'est aussi stocker. Vous pouvez  réfléchir, dès à présent, à un moyen de stockage. Dans la plupart des cas, le classeur ou la boite de rangement suffira, mais on peut  y adjoindre un emplacement de stockage numérisé, sur un ordinateur ou sur un serveur de stockage sur Internet.

L'intérêt est de conserver ce qui peut démontrer et faire sens sur la manière dont vous travaillez.

Les traces de réalisations : les rapports d'activités, les schémas, les graphiques, des cahiers des charges, des photos de vos réalisations, des lettres de commande, des contrats commerciaux, rapports d'enquête, documents administratifs ..., tout ce qui peut prouver la nature des tâches réalisées. Des extraits de ces traces peuvent être intégrées dans un dossier de VAE en veillant à ne laisser que l'aspect probant et  à masquer les éléments confidentiels.

Les traces de retour, de reconnaissance : les lettres de recommandations des employeurs, gratifications, e mail de remerciements, etc. Bien que pas assez  formalisé en France, on peut démontrer la nature d'un acquis à l'aide du retour de l'employeur ou d'un supérieur hiérarchique. Ces éléments sont à conserver, voire à susciter si cela est possible.

Les traces d'initiatives : fiches projets avortés, note de service, proposition de modifications restées sans suite, etc. On ne réussit pas toujours tout dans son travail. Nos initiatives ne rencontrent pas forcément le succès. Ces éléments peuvent être explicités et analysés dans un dossier de VAE pour ce qu'ils démontrent d'apprentissages et d'acquis.

Les traces de pensées, de réflexions : le petit carnet où on note nos remarques, nos idées,  les post il collés dans un dossier, le journal de bors pour suivre le déroulé d'un travail sur plusieurs années. Que dit ce petit carnet de vos prises de conscience dans votre travail?  Sans forcément intégrer ce document dans votre dossier de VAE, rien ne vous empêche d'en extraire des passages.

Autres traces non écrites : Certaines traces ne font pas toujours stockables sur un support écrit, audio ou numérique. Certaines traces sont de simples conversations avec des collègues, avec un supérieur. Quand elles sont significatives notez les (dans votre petit carnet?). Dans votre entreprise, l'entretien annuel d'évaluation a peut-être donné corps à des traces de travail non écrites (nature du travail en équipe, reconnaissance  d'initiatives, etc.). Il faut le conserver !!!

 

La collecte de ses traces peut prendre la forme d'un support plus formel : le portfolio, appelé aussi portefeuille de compétences, qui peut aussi être numérique. Cet outil suppose à la fois la collecte des traces mais aussi de réfléchir à leur sens, pour soi en terme d'acquis et de "devenir" professionnel.  Les partenaires sociaux ont mis au point le Passeport Orientation Formation. Il peut être un bon support de départ y compris sur papier.

De nombreuses entreprises spécialisées dans la création et le stockage de portfolio proposent également leurs services.

 

 

Publié dans #OUTILS pour la VAE

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